EMS – DIE PERFEKTE EVENTPLANUNGSLÖSUNG, UM DIE PROZESSE DES ICSC ZU TRANSFORMIEREN

Das EMS von Visionet stellte sich als perfekte Lösung zur Veranstaltungsplanung und als Management-Plattform für ICSC heraus. Dem Verband fiel es schwer, virtuelle Großveranstaltungen zu planen, zu managen und erfolgreich auszuführen. Die Lösung ermöglichte 360-Grad-Sichtbarkeit der Events und Stakeholder vom ICSC, umfangreiche Analysen, um informierte Entscheidungen zu treffen, gesteigerte Effizienz der zentralen Prozesse und verbesserte Skalierbarkeit zur Ausweitung der globalen Präsenz.
EMS

Herausforderungen

Der International Council of Shopping Centers (ICSC) ist der globale Wirtschaftsverband der Einkaufszentrums- und Einzelhandelsimmobilienbranche. Der Verband veranstaltet jedes Jahr Hunderte Events, die seinen Mitgliedern professionelle Networking-Möglichkeiten bieten. Diese Events reichen von bereichsspezifischen Treffen bis hin zu Live-Events an einem oder mehreren Veranstaltungsorten. Da dem ICSC eine dedizierte Lösung zur Eventplanung fehlte, fiel es dem Verband schwer, virtuelle Großevents zu planen, zu verwalten und erfolgreich durchzuführen. Während des Prozesses traten mehrere Probleme auf.
Die Informationen des ICSCs für Mitglieder/Nicht-Mitglieder wurden in separaten Systemen gespeichert. Insgesamt war die Datenqualität schlecht und enthielt doppelte sowie falsche/unvollständige Informationen. Kundenspezifische Informationen konnten nicht festgehalten werden und das System konnte die tatsächliche Anwesenheit eines Veranstaltungsteilnehmers nicht umfangreich erfassen. Es fehlten ebenfalls unternehmensweite Datenstandards, was eine aussagekräftige Analyse und die informierte Entscheidungsfindung erschwerte.
ICSC’s member/non-member information was stored in disparate systems. Overall data quality was poor with duplicate and incorrect/incomplete information. Client-specific information couldn’t be captured and the system lacked comprehensive tracking of an attendee’s true event participation. Enterprise-wide data standards were also not adopted which prevented any meaningful analysis and informed decision making.
Einige der wichtigen Prozesse im Zusammenhang mit der Planung des Events und des Austragungsorts, z. B. Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und weitere, wurden manuell ausgeführt. Hierdurch nahmen die manuelle Arbeit, menschliche Fehler und letztendlich das Geschäftsrisiko zu.
Die Ausgaben für Dutzende Materialien pro Event wurden nicht auf konsolidierte Art und Weise festgehalten, was zu Kostenineffizienzen führte.

Event Management System

Lösung

Für Großevents wurde eine Lösung zur Veranstaltungsplanung benötigt, die sowohl mit dem Standmanagement und Sponsoring am Veranstaltungsort mithalten, also auch das Event-Personal mit Informationen zu Services, Ständen, Gütern, Ausstellern und Teilnehmern ausstatten konnte.
Nach einer umfangreichen Analyse der Menschen, Prozesse und Technologie vom ICSC schlugen wir unsere Vorzeigelösung zur Eventplanung vor, EMS.
Bei EMS handelt es sich um eine einheitliche Plattform, die es Veranstaltern, Planern und Unternehmen im Venue Management ermöglicht, das beste Erlebnis für ihre Aussteller und Teilnehmer zu gestalten. Basierend auf dem Technologie-Ökosystem von Microsoft unterstützen die leistungsstarken Funktionen der Lösung den ICSC und die Venue-Management-Unternehmen in der Aufarbeitung der Details, um die Veranstaltungsorte zu optimieren und den Erfolg des Events sicherzustellen.
Durch die nahtlose Integration einer POS-Lösung konnte EMS die Zahlungsbearbeitung und Rechnungsstellung optimieren. Zudem wurden In-Event-Apps mit der fortschrittlichen Analytik von
Durch die nahtlose Integration in eine POS-Lösung rationalisierte EMS die Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung. Darüber hinaus wurden In-Event-Apps mit erweiterten Analysen ausgestattet, die von AcuitySpark unterstützt werden – der KI-gestützten Datenanalyseplattform von Visionet
Laut Fit-Gap-Analyse wurden rund 80 % der hohen Anforderungen des Kunden durch die einsatzbereiten Funktionen unserer fertigen Lösung erfüllt.
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