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Ein Enterprise Resource Planning-System (kurz: ERP-System) ist ein entscheidendes Instrument für die digitale Transformation und die Digitalisierungsstrategie von Unternehmen, insbesondere wenn sich Firmen international ausrichten oder global expandieren. Die Hauptfunktion eines ERP-Systems besteht in der integrierten Vernetzung zentraler Unternehmensprozesse, die eine effiziente, bedarfsgerechte und zielorientierte Steuerung von Ressourcen und Geschäftsabläufen ermöglicht. Als zentrales Steuerungssystem bildet das ERP-System das Herzstück moderner Unternehmensführung und ist damit ein unverzichtbarer Faktor für den geschäftlichen Erfolg im internationalen Wettbewerb. Bei der ERP-Implementierungspielen neben technischen Aspekten vor allem das strategische Change Management und die frühzeitige sowie aktive Einbindung aller beteiligten Mitarbeitenden von Beginn an eine zentrale Rolle, um eine reibungslose Einführung und Akzeptanz des Systems sicherzustellen.
Bereits nationale ERP-Implementierungen sind komplexe und umfangreiche IT-Projekte; doch ERP-Einführungen im internationalen Kontext steigern die Projektkomplexität erheblich – denn über Ländergrenzen und verschiedene Zeitzonen hinweg entstehen deutlich höhere Anforderungen an Administration, Organisation und Projektmanagement, die das Team stark fordern.
Viele global agierende Unternehmen verfügen über eine heterogene IT-Infrastruktur mit zahlreichen unterschiedlichen Softwareanwendungen, die je nach Land und Niederlassung variieren und angepasst werden müssen. Aufgrund dieser Systemvielfalt sind viele Geschäftsprozesse oft ineffizient und nicht optimal aufeinander abgestimmt.
Das übergeordnete Ziel der ERP-Implementierung besteht darin, die globale Unternehmenssteuerung zu harmonisierenund die vielfältigen prozessualen Anforderungen der einzelnen Standorte zu berücksichtigen und zu vereinheitlichen. Dazu ist es essenziell, sich vor Projektstart über lokale, länderspezifische Vorgaben und gesetzliche Richtliniengründlich zu informieren und diese in die Implementierungsstrategie einzubeziehen.
Wichtige Faktoren bei internationalen Roll-outs
Die Auswahl der optimalen ERP-Lösung muss zu Beginn eines internationalen Projekts erfolgen und dabei alle länderspezifischen Anforderungen berücksichtigen. Diese können fiskalische, rechtliche oder Compliance-Themenumfassen. In einigen Ländern sind spezielle Zertifizierungen erforderlich, um beispielsweise die Finanzbuchhaltungoffiziell anerkennen zu lassen.
Darüber hinaus ist die Verfügbarkeit von mehrsprachigen ERP-Sprachversionen entscheidend: In wichtigen Unternehmensbereichen wie Produktion, Lager und Logistik ist die Nutzung der jeweiligen Landessprache zwingend vorgeschrieben.
Für den Erfolg des Projekts und die Entwicklung einer einheitlichen globalen ERP-Lösung ist es nicht nur wichtig, die passenden ERP-Systeme zu identifizieren, sondern auch die relevanten Geschäftsprozesse sowie deren internationale Unterschiede und Abhängigkeiten genau zu verstehen.
Die Unternehmensprozesse und Datenflüsse müssen sorgfältig analysiert, in strukturierter Form – idealerweise mithilfe eines Business Process Management Systems (BPMS) – dokumentiert und für das Zielsystem optimiert werden.
Fehler in der Anforderungsdefinition oder bei der ERP-Implementierung können erhebliche Störungen im Unternehmensablauf verursachen. Deshalb ist eine gewissenhafte und fokussierte Erfassung aller Anforderungen die fundamentale Basis eines erfolgreichen ERP-Einführungsprojekts, um potenzielle Probleme von Anfang an zu minimieren.
Die Einführung von ERP-Systemen ist immer mit einem gewissen Implementierungsrisiko verbunden, das im Vorfeld sorgfältig analysiert und bewertet werden muss.
Globale Templates gelten als ein wichtiger Erfolgsfaktor bei internationalen ERP-Implementierungen. Sie helfen dabei, Prozessüberschneidungen zwischen den beteiligten Niederlassungen zu schaffen und gezielt länderspezifische Unterschiede sowie prozessuale Abweichungen zu berücksichtigen.
Werden diese Faktoren systematisch berücksichtigt, lassen sich die ERP-Systeme international standardisieren und die Geschäftsprozesse nachhaltig harmonisieren und anpassen.
Vor dem eigentlichen ERP-Projektstart empfiehlt es sich, eine umfassende Prozess-Strukturierung und Harmonisierung der Geschäftsprozesse durchzuführen. Bereits zu Beginn sollte der komplette Lebenszyklus des ERP-Systems betrachtet werden:
Wie wird beispielsweise der Betriebssupport langfristig sichergestellt? Unterschiedliche Sprachen, Arbeitszeiten und Zeitzonen müssen dabei berücksichtigt werden. Ebenso sind Supportfenster, Wartungsarbeiten sowie das regelmäßige Einspielen von Updates sorgfältig zu planen.
Auch der Faktor Mensch – also die Mitarbeitenden – darf keinesfalls vernachlässigt werden. Unterschiedliche kulturelle Hintergründe erfordern ein aktives Change Management, das die ERP-Implementierung begleitet und die Teammitglieder über die jeweiligen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe in den verschiedenen Ländern informiert. Dadurch wird eine transparente Kommunikation ermöglicht.
Unternehmen sollten deshalb diverse wichtige Aspekte beachten und typische Fallstricke bewusst umgehen, um mit der Einführung eines neuen ERP-Systems die gesetzten Projektziele erfolgreich zu erreichen und die eigene Digitalstrategiekonsequent umzusetzen.
Change Management als wesentlicher Erfolgsfaktor
Eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung und Umsetzung von ERP-Systemen spielen neben der Technologie vor allem die Menschen, die täglich mit den ERP-Lösungen arbeiten. Die Technologie selbst trägt nur etwa 30 Prozent zum Erfolg einer ERP-Implementierung bei. Die Mitarbeitenden sind der maßgebliche Faktor für eine erfolgreiche Projektrealisierung im ERP-Umfeld.
„Das haben wir schon immer so gemacht, deshalb bleibt es auch so.“ – Mit dieser Einstellung kann ein Unternehmen weder wachsen noch sich weiterentwickeln. Damit ein Veränderungsprozess im Unternehmen stattfinden kann und das Unternehmen anpassungsfähig bleibt, müssen alle Projektbeteiligten an einem Strang ziehen.
Oft wird die technische Implementierung priorisiert und privilegiert behandelt, während die Endanwender, die das neue ERP-System letztlich nutzen sollen, kaum eingebunden werden. Diese Vorgehensweise ist besonders in ERP-Implementierungsprojekten fatal.
Umso wichtiger ist es, das Change Management frühzeitig und langfristig in die Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse zu integrieren. Das bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Beginn an aktiv in das Projekt einbezogen werden.
Ist das Change Management von Anfang an integraler Bestandteil der ERP-Implementierung, ist die Wahrscheinlichkeit, die Projektziele erfolgreich zu erreichen, deutlich höher als ohne.
Bei der ERP-Implementierung sind drei entscheidende Schlüsselelemente relevant:
Das erste Element stellt die zuvor angesprochene frühe Einbindung der am ERP-Projekt beteiligten Mitarbeitenden dar. Dadurch wird ihr Expertenwissen einbezogen, sodass ein genaueres Verständnis für die unternehmensweiten Geschäftsprozesse erreicht und somit ein besseres Gesamtergebnis bei der ERP-Einführung erzielt werden kann.
Zugleich wird durch spezielle Pläne für interne Kommunikation, gezielte Trainingsmaßnahmen und individuelles Coaching eine schnellere Systemadaption gewährleistet.
Zweitens reduziert ein aktives Change Management im ERP-Kontext das finanzielle Risiko für das Unternehmen, da durch die Ausarbeitung von verschiedenen Szenarien – u. a. auf Krisensituationen – schneller und gelassener reagiert werden kann.
Gerade bei kostspieligen und strategisch bedeutenden ERP-Projekten ist die Sicherheit, auf mögliche Störungen oder Herausforderungen vorbereitet zu sein, ein zentraler Aspekt, der in der Projektplanung nicht vernachlässigt werden darf.
Das letzte Element umfasst ein effizientes Zeitmanagement, da die Einführung von ERP-Systemen langwierig sein kann.
Sowohl die zusätzliche Belastung der eingebundenen Mitarbeitenden im Projektteam, als auch die allgemeine Projektlaufzeit, die bei ERP-Implementierungen von vielen Monaten bis sogar einigen Jahren andauern kann, werden berücksichtigt.
Eine klare und kontinuierliche Kommunikation ist essenziell, damit besonders auf der Zielgeraden kein Projektermüdungseffekt eintritt, der schlimmstenfalls erhebliche Mehrkosten zur Folge hat.
Unter Berücksichtigung dieser drei Schlüsselelemente – Mitarbeitereinbindung, Risikominimierung und Zeitmanagement – kann das Change Management maßgeblich dazu beitragen, das neue ERP-System schnell zu implementieren, effizient zu nutzen und langfristig erfolgreich zu verankern.
Ziel internationaler ERP-Rollouts ist es, unternehmensweite Prozesse und Datenflüsse in strukturierter Form über alle Länder und Niederlassungen hinweg in ein zentrales ERP-System zu integrieren.
Um möglichst viele Probleme und Risiken von vornherein ausschließen zu können, ist die detaillierte und sorgfältige Erfassung aller geschäftsrelevanten Anforderungen die Grundlage jedes erfolgreichen ERP-Einführungsprojekts.
Der Erfolgsfaktor Mensch sollte bei der ERP-Implementierung im Fokus stehen – nur durch sein Zusammenspiel mit der Technologie wird ein derartiges Projekt in einem internationalen Umfeld nachhaltig erfolgreich.
Die Erfahrungen aus der Krise zeigen, wie schnell eine globale Ausnahmesituation wie eine Pandemie das Leben und die Wirtschaft verändern kann.
Plötzlich ist es notwendig, Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit neu zu strukturieren, virtuelle Arbeitsräume zu schaffen und die Organisation mittels digitaler Lösungen zu befähigen und aufrechtzuerhalten.
Mobiler Datenzugriff und somit eine leistungsstarke, flexible IT-Infrastruktur bilden die Basis für erfolgreiches digitales Krisenmanagement.
Dabei bildet ein skalierbares, anpassbares ERP-System das Herzstück der modernen Unternehmenssteuerung – und somit die Grundlage für langfristigen Geschäftserfolg und Wettbewerbsfähigkeit.
Bitte beachten Sie
Beim internationalen ERP-Rollout sind einige zentrale Erfolgsfaktoren zu beachten:
- Kritische Geschäftsprozesse sowie internationale Unterschiede und Abhängigkeiten müssen umfassend analysiert und verstanden werden.
- Globale ERP-Templates sowie kulturelle Unterschiede sollten unbedingt berücksichtigt werden.
- Ein proaktives und kontinuierliches Change Management ist erforderlich.
Für die erfolgreiche Implementierung von Microsoft Dynamics 365 ERP haben wir auf Basis unserer Projekterfahrungen Visionet Evolve entwickelt – eine agile Einführungsmethodik, die die oben genannten Anforderungen erfüllt, einen sehr frühen praktischen Einstieg der Nutzer*innen in das System ermöglicht und durch vier klar definierte Phasen den Projekterfolg strukturiert absichert.
