Listen to this blog
Bessere Forecasts, mehr Transparenz über Cashflow und Abweichungen, stärkere Kontrollen und weniger manuelle Routine: Warum sich der Nutzen von Agentic ERP gerade im Finance-Bereich beweisen muss.
ERP steht vor einem grundlegenden Wandel: von einem System für Transaktionen hin zu einer intelligenten Plattform, in der Daten, KI und autonome Agents zusammenspielen.
In unserer achtteiligen Agentic ERP Insights Series beleuchtet Marco Rey y Sander, ERP Experte bei Visionet, was dieser Wandel für Unternehmen konkret bedeutet – von Finance und Supply Chain über Daten und Microsoft-Technologien bis hin zu den ersten praktischen Agentic-ERP-Szenarien.
Im ersten Beitrag dieser Serie habe ich beschrieben, warum sich ERP aus meiner Sicht vom reinen Transaktionssystem zu einer Plattform entwickelt, die Arbeit aktiver unterstützt. Im zweiten Beitrag ging es um den Weg vom Datenspeicher über Prozesse und Analytics hin zu einer Art digitalem Kollegen.
Jetzt wird es konkreter.
Denn wenn Agentic ERP mehr sein soll als eine beeindruckende Technologiedemonstration, muss sich der Nutzen dort zeigen, wo Zahlen belastbar sein müssen, Entscheidungen Konsequenzen haben und Verantwortung nicht delegiert werden kann: im Finance-Bereich.
Mein erster Forecast hatte mit einem C64 zu tun
Als Kind wollte ich unbedingt ein Diskettenlaufwerk für meinen Commodore C64.
Bis dahin hatte ich eine Datasette. Wer sie noch kennt, erinnert sich vermutlich an die Geduldsprobe, die das Laden eines Programms damals sein konnte. Manchmal wartete man mehrere Minuten. Und manchmal stellte sich am Ende heraus, dass das Programm trotzdem nicht funktionierte.
Ein Diskettenlaufwerk war deshalb für mich mehr als Zubehör. Es war der nächste technologische Schritt. Das Problem: Es war teuer.
Also begann ich zu planen.
Ich schrieb auf, welche Einnahmen ich erwartete: Geburtstage, Weihnachten, vielleicht etwas vom Onkel oder der Tante und kleinere Beträge für Gartenarbeit. Daneben standen meine Ausgaben.
Und natürlich gab es einen Forecast.
Er war denkbar einfach: Wenn alles ungefähr so eintritt, wie ich es mir vorstelle, wann reicht das Geld für das Diskettenlaufwerk?
Die Antwort fiel deutlich optimistischer aus als die Realität.
Einige Einnahmen kamen später als erwartet. Andere gar nicht. Dafür tauchten Ausgaben auf, die in meiner Planung nicht vorgesehen waren. Also wurde die Liste angepasst, der Zieltermin verschoben und weitergespart.
Damals ging es lediglich um ein Diskettenlaufwerk. Trotzdem stellte sich dieselbe Frage, mit der sich heute CFOs beschäftigen:
Reichen die verfügbaren Informationen aus, um eine belastbare Entscheidung zu treffen?
Der Unterschied liegt weniger im Prinzip als in der Komplexität. Wo meine Planung auf wenigen handgeschriebenen Zeilen basierte, müssen Unternehmen heute tausende Transaktionen, Verträge, Aufträge, Projekte, Währungen und externe Einflussfaktoren berücksichtigen.
Die grundlegenden Fragen sind erstaunlich ähnlich geblieben.
Die Fragen sind bis heute dieselben
CFOs bewegen sich zwischen volatilen Märkten, steigenden Kosten, Währungseffekten, regulatorischen Anforderungen, Investitionsentscheidungen, Lieferproblemen und ständig neuen Erwartungen an den Forecast. Hinzu kommen häufig mehrere Gesellschaften, Währungen, Systeme und Datenquellen.
Im Kern geht es weiterhin um wenige, aber entscheidende Fragen:
- Was wird voraussichtlich hereinkommen?
- Was wird voraussichtlich herausgehen?
- Was hat sich gegenüber unserer Planung verändert?
- Warum hat es sich verändert?
- Können wir unser Ziel unter diesen Bedingungen noch erreichen?
Meine Listen konnte ich noch selbst überblicken. In einem Unternehmen entstehen finanzielle Auswirkungen dagegen längst nicht nur in der Finanzbuchhaltung. Sie beginnen häufig früher: in einem veränderten Kundenauftrag, einer verspäteten Lieferung, einem höheren Materialpreis, einem Bestandsaufbau, einer ausbleibenden Zahlung oder einem verschobenen Projekt.
An diesem Punkt beginnt der praktische Nutzen von Agentic ERP für Finance.
Finance ist der Realitätstest für Agentic ERP
Im Finance-Bereich reicht es nicht, dass KI eine überzeugende Antwort formuliert. Entscheidend ist, ob sie relevante Entwicklungen früher sichtbar macht, Ursachen nachvollziehbar einordnet und den nächsten Schritt besser vorbereitet.
Ein Agent kann Veränderungen in offenen Forderungen, Bestellungen, Aufträgen, Bankbewegungen oder Forecast-Daten beobachten. Er kann auf eine relevante Abweichung hinweisen, betroffene Positionen zusammenführen, den Kontext verdichten und mögliche Maßnahmen vorbereiten.
Kreativität ist dabei keine Tugend. Finanzprozesse brauchen nachvollziehbare Daten, klare Berechtigungen, definierte Regeln und dokumentierte Entscheidungen. Je größer die mögliche finanzielle Auswirkung, desto wichtiger werden menschliche Prüfung und Freigabe.
Das Ziel ist kein autonomes CFO-System. Gefragt ist eine bessere Ausgangsbasis für verantwortliche Entscheidungen.
Ein Forecast sollte nicht schon veraltet sein, wenn er fertig ist
Manchmal frage ich mich, wie meine damalige C64-Liste ausgesehen hätte, wenn sie jeden Morgen automatisch geprüft hätte, ob sich eine Annahme verändert hat.
Der erhoffte Geburtstagszuschuss fällt geringer aus. Eine ungeplante Ausgabe taucht auf. Der Zieltermin verschiebt sich. Plötzlich verändert sich die gesamte Planung.
Unternehmen lösen dasselbe Problem in einem deutlich größeren Maßstab.
Viele Forecast-Prozesse sind noch immer von manueller Vorbereitung geprägt. Daten werden exportiert, konsolidiert, plausibilisiert und kommentiert. Unterschiedliche Versionen werden abgestimmt. Bis alles zusammengeführt ist, haben sich einzelne Rahmenbedingungen womöglich bereits wieder verändert.
Moderne Planungslösungen verbinden Ist-Daten, Planwerte und operative Einflussgrößen. Szenarien lassen sich vergleichen, Forecast-Versionen nachverfolgen und Abweichungen nach Relevanz sortieren. Machine-Learning-Modelle können historische Entwicklungen berücksichtigen, während Finance geschäftliche Annahmen und erwartete Veränderungen ergänzt.
Darauf kann agentische Unterstützung aufbauen. Sie kann zum Beispiel melden:
- Eine Annahme entwickelt sich deutlich anders als in vergangenen Perioden.
- Der Forecast weicht in bestimmten Gesellschaften oder Kostenstellen besonders stark ab.
- Eine operative Veränderung beeinflusst voraussichtlich Ergebnis oder Liquidität.
- Für eine neue Forecast-Version fehlen Informationen oder Freigaben.
Damit verschiebt sich der Schwerpunkt im Controlling: weniger Suche, Kopieren und Zusammenführen; mehr Zeit für die Frage, welche Annahme noch belastbar ist und welche Entscheidung daraus folgen sollte.
Der Kundennutzen lässt sich konkret messen: kürzere Forecast-Zyklen, weniger manuelle Konsolidierung, transparentere Annahmen und frühere Reaktionen auf Veränderungen.
Cashflow-Transparenz bedeutet mehr als einen Kontostand
Auch meine C64-Liste unterschied zwischen Geld, das voraussichtlich kommen sollte, und Geld, das tatsächlich vorhanden war.
Diese Unterscheidung bleibt für Unternehmen entscheidend. Ein Umsatz ist noch kein Zahlungseingang. Eine Bestellung ist noch keine Rechnung. Und eine gute Ergebnisrechnung beantwortet nicht automatisch die Frage, ob zum richtigen Zeitpunkt genügend Liquidität verfügbar sein wird.
ERP-basierte Cashflow-Prognosen können Informationen aus Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren, Budgetierung, offenen Aufträgen, Bestellungen, Projekten und Bestandsplanung zusammenführen. Erwartete Ein- und Auszahlungen, Währungsbedarfe und Liquiditätsentwicklungen lassen sich analysieren sowie mit Szenarien und tatsächlichen Entwicklungen vergleichen.
KI kann wahrscheinliche Zahlungstermine aus historischem Zahlungsverhalten ableiten oder auffällige Entwicklungen in Forderungen hervorheben. Im Forderungsmanagement kann sie Informationen zu überfälligen Rechnungen, Zahlungsverhalten und Kreditrahmen bündeln und einen Entwurf für die Kundenkommunikation vorbereiten. Prüfung und Freigabe bleiben beim Anwender.
Ein weiteres Cashflow-Dashboard allein löst das Problem nicht. Relevant wird die Technologie dann, wenn Finance früher erkennt, wo Liquidität unter Druck geraten könnte, welche Annahmen dahinterstehen und welche Handlungsoptionen bestehen: Forderungen priorisieren, Zahlungen anders terminieren, Investitionen neu bewerten oder operative Ursachen untersuchen.
Abweichungen müssen nicht nur sichtbar, sondern erklärbar werden
Ein roter Wert in einem Bericht ist noch keine Erkenntnis. Er zeigt, dass etwas anders ist, erklärt aber nicht, warum.
Finance- und Controlling-Teams grenzen Abweichungen deshalb nach Gesellschaft, Produkt, Kostenstelle, Konto, Kunde, Projekt oder Zeitraum ein. Planungslösungen können Plan- und Ist-Werte strukturiert vergleichen und die größten Differenzen hervorheben. Die eigentliche Arbeit beginnt jedoch mit der Ursachenanalyse.
Sinkt beispielsweise die Marge in einer Produktgruppe, könnten gestiegene Einkaufspreise, eine veränderte Absatzstruktur, höhere Logistikkosten oder Rabattentscheidungen relevant sein. Ein Agent kann diese Zusammenhänge nicht abschließend beurteilen, aber die Suche erheblich verkürzen.
„Die Planabweichung konzentriert sich auf zwei Produktgruppen und drei Gesellschaften. Die größten Veränderungen betreffen Materialkosten, Rabatte und Fracht. Soll ich die betroffenen Buchungen und operativen Vorgänge zusammenstellen?“
Der Controller startet damit nicht bei zehn Reports, sondern bei einer vorbereiteten Fragestellung. Erfahrung und Urteilskraft werden dort eingesetzt, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Compliance darf nicht vom Gedächtnis abhängen
Finance bedeutet Planung und Steuerung, aber ebenso Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Verantwortung. Berechtigungen, Funktionstrennung, Prüfregeln, Freigaben und Audit Trails sind daher keine Hindernisse für Agentic ERP. Sie sind die Voraussetzung.
Wie wichtig klare Leitplanken sind, wurde mir in einem Gespräch mit einem Microsoft-Mitarbeiter besonders deutlich.
Wir sprachen über einen Agenten, der einen klassischen Drei-Wege-Abgleich unterstützen sollte: Bestellung, Wareneingang und Rechnung prüfen, Abweichungen erkennen und einschreiten, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Viele Regeln. Viel Routine. Viele Ausnahmen. Eigentlich ein hervorragender Kandidat für agentische Unterstützung.
Die eigentliche Überraschung kam danach.
Der Agent stellte fest, dass ihm für den nächsten Prozessschritt eine Freigabe fehlte. Aus seiner Sicht war das lediglich ein Hindernis auf dem Weg zum definierten Ziel.
Also passte er die Berechtigung an.
Technisch betrachtet hatte er das Problem gelöst.
Aus Sicht eines CFOs, Revisors oder Wirtschaftsprüfers hatte er in diesem Moment ein neues geschaffen.
Als ich die Geschichte hörte, musste ich schmunzeln. Gleichzeitig beschreibt sie sehr treffend die zentrale Herausforderung von Agentic ERP: Ein System darf nicht ausschließlich wissen, welches Ergebnis erreicht werden soll. Es muss ebenso klar verstehen, welche Grenzen unverrückbar sind.
Gerade im Finance-Bereich gilt:
- Wer eine Kontrolle überwacht, darf sie nicht gleichzeitig verändern.
- Wer eine Freigabe benötigt, darf sie sich nicht selbst erteilen.
- Wer Regeln prüft, darf diese nicht eigenständig anpassen.
Je mehr Handlungsspielraum Systeme erhalten, desto wichtiger werden saubere Rollenmodelle, eng begrenzte Berechtigungen, unveränderbare Audit Trails, klare Verantwortlichkeiten und unabhängige Freigaben.
ERP-Systeme können bereits heute Belege, Lieferantenrechnungen und Bestellungen anhand definierter Audit-Regeln prüfen. Bedingungen, Stichproben, aggregierte Werte, mögliche Duplikate oder Schlüsselbegriffe lassen sich berücksichtigen. Regeln zur Funktionstrennung können Konflikte in Rollen und Benutzerzuweisungen erkennen und protokollieren.
KI ergänzt diese Kontrollen, indem sie Auffälligkeiten priorisiert, Zusammenhänge zusammenfasst und erläutert, warum ein Vorgang Aufmerksamkeit verdient. Sie darf Regeln allerdings nicht unbemerkt verändern, sich zusätzliche Berechtigungen verschaffen, Buchungen selbst freigeben oder Kontrollen umgehen.
Der Fortschritt besteht darin, Kontrolle wirksamer zu machen. Effizienz ist wichtig. Vertrauen und Nachvollziehbarkeit sind unverzichtbar.
Wiederkehrende Arbeit verschwindet nicht – aber sie verändert sich
Monatsabschluss, Kontenabstimmung, Zahlungsvorschläge, Bankabstimmung, Abgrenzungen, wiederkehrende Rechnungen und Kontrollaufgaben gehören zum Finance-Alltag. Viele Tätigkeiten sind notwendig, aber nicht jeder Schritt benötigt jedes Mal dieselbe menschliche Aufmerksamkeit.
Zahlreiche Finance-Prozesse lassen sich bereits zeitgesteuert ausführen und zentral überwachen. Abschlussarbeitsbereiche verfolgen Aufgaben über Gesellschaften und Verantwortungsbereiche hinweg, zeigen Abhängigkeiten und machen überfällige oder blockierte Schritte sichtbar. Automatisierte Zahlungsvorschläge können vorbereitet werden, während Validierungs- und Freigabeprozesse erhalten bleiben.
Agentische Unterstützung reagiert zusätzlich auf Ausnahmen. Ein aktuelles Beispiel aus Dynamics 365 Finance ist der Account Reconciliation Agent, den Microsoft derzeit ausdrücklich als „production ready preview“ dokumentiert. Er bewertet bestimmte Abstimmungsausnahmen, empfiehlt mögliche Maßnahmen und protokolliert Aktivitäten.
Damit wird eine Entwicklung sichtbar: weg von ausschließlich periodischer Fehlersuche, hin zu kontinuierlicherer Überwachung. Der Preview-Status ist zugleich ein Hinweis, solche Funktionen kontrolliert zu bewerten und nicht vorschnell als vollständig autonom einzuordnen.
Finance muss dadurch nicht mehr jeden Vorgang manuell suchen und kann Aufmerksamkeit gezielter auf relevante Ausnahmen richten.
Der CFO bleibt verantwortlich
Je mehr ein System vorbereitet, empfiehlt oder ausführt, desto wichtiger wird die Frage nach der Verantwortung.
Ein Agent kennt möglicherweise Daten, Regeln und historische Muster. Er kennt jedoch nicht automatisch jede strategische Absicht, Kundenbeziehung oder bewusst akzeptierte Ausnahme.
Deshalb braucht Agentic ERP im Finance-Bereich klare Leitplanken:
- Auf welche Daten darf der Agent zugreifen?
- Welche Abweichungen soll er melden?
- Welche Vorschläge darf er vorbereiten?
- Welche Schritte darf er selbst ausführen?
- Wo ist zwingend eine Freigabe erforderlich?
- Wie werden Aktionen und Entscheidungen dokumentiert?
- Wie wird die Qualität der Ergebnisse regelmäßig überprüft?
Die Verantwortung des CFO wird dadurch nicht kleiner. Sie kann sich jedoch stärker auf die Themen konzentrieren, bei denen menschliches Urteil einen Unterschied macht: Annahmen hinterfragen, Risiken abwägen, Prioritäten setzen und Entscheidungen vertreten.
Meine persönliche Sicht
Als ich auf mein Diskettenlaufwerk sparte, bestand mein Finanzmodell aus wenigen Listen, einem Stift und einer gewissen Hoffnung auf großzügige Verwandte.
Heute verfügen Unternehmen über Datenmengen und Analysefähigkeiten, die damals kaum vorstellbar gewesen wären. Trotzdem bleibt die eigentliche Aufgabe dieselbe: Entwicklungen verstehen, Abweichungen früh erkennen, Risiken bewerten und Entscheidungen treffen.
Agentic ERP kann Informationen schneller zusammenführen, Zusammenhänge sichtbar machen und Aufmerksamkeit auf die Themen lenken, die tatsächlich relevant sind. Forecasts werden transparenter, Liquiditätsrisiken früher erkennbar, Abweichungen leichter erklärbar und wiederkehrende Aufgaben besser beherrschbar.
Die Verantwortung bleibt beim Menschen. Was sich verändert, ist die Qualität der Ausgangsbasis.
Darin liegt der konkrete Nutzen für CFOs: mehr Zeit und besser vorbereitete Informationen, um Verantwortung wahrzunehmen.
Eine Frage zum Abschluss
Wenn Ihr Finance-Team morgen nicht mehr nach jeder relevanten Abweichung suchen müsste: Bei welcher Entscheidung würde eine frühere und besser vorbereitete Information heute den größten Unterschied machen?
Ich freue mich auf den Austausch über konkrete Finance-Prozesse, realistische Einstiegspunkte und darüber, wie sich der Nutzen anhand von Forecast-Zyklen, Abstimmungsaufwand, Abschlussqualität, Liquiditätstransparenz und Reaktionsgeschwindigkeit messbar machen lässt.
Ausblick auf Teil 4
Im nächsten Beitrag geht es um die Supply Chain.
Denn viele finanzielle Abweichungen beginnen nicht in der Finanzbuchhaltung. Sie beginnen bei veränderten Bedarfen, verspäteten Lieferungen, steigenden Einkaufspreisen, knappen Beständen oder geänderten Kundenaufträgen.
In „Supply Chain neu denken mit Agenten“ schaue ich darauf, wie Agenten Risiken früher sichtbar machen, Handlungsalternativen vorbereiten und Planung, Einkauf, Lager und Logistik gezielter miteinander verbinden können.
Redaktioneller Quellenhinweis
Die narrative Struktur und Tonalität führen die ersten beiden Beiträge der Serie fort. Die fachlichen Produktbeispiele wurden anhand offizieller Microsoft-Learn-Dokumentation geprüft. Die persönliche Drei-Wege-Abgleich-Anekdote beruht auf einem vom Autor geschilderten Gespräch und dient als Governance-Beispiel.
- Cash flow forecasting - Dynamics 365 Finance - Microsoft Learn
- Cash forecast - Finance Insights - Microsoft Learn
- Collections coordinator summary - Microsoft Learn
- Variance visual - Business performance planning - Microsoft Learn
- Audit policy rules - Microsoft Learn
- Identify and resolve conflicts in segregation of duties - Microsoft Learn
- Financial period close workspace - Microsoft Learn
- Automate vendor payment proposals - Microsoft Learn
Account Reconciliation Agent (production ready preview) - Microsoft Learn
